Bugün hemen hemen dünyanın her yerinde “verimlilik” denilince aklımıza; şirketler, departmanlar, çalışanlar ve patronlar geliyor. Bu giriş cümlesi 10 sene önce belki büyük anlam ifade edebilirdi. Fakat bugün verimlilik sadece büyük şirketler veya kravatlı adamlar tarafından konuşulan bir kavram değil. Sosyal varlıklar olarak bizler de artık kişisel hayatlarımızda bu kavramı tartışır hale geldik. Peki nedir verimlilik? Ve neden son yıllarda bu kadar fazla konuşmaya başladık?
Verimlilik; bugün kişisel hayatlarımızdaki zaman yönetimi veya iş dünyasındaki marjinal fayda düşüncesi ile bağdaşmakta. Buna karşın kavram ilk çağlardan itibaren insanlık için bilimsel ve felsefi olarak tartışılan bir konudur. MÖ 400’lü yıllarda Yunan düşünür Empedokles ilk defa evrenin dört unsurdan oluştuğunu öne sürmüştür. Empedokles’e göre evrende toprak, hava, su ve ateş vardır. Ve bu dört unsur sürekli olarak birbirine dönüşmektedir. Buraya kadar komik bir sinema sahnesi çağrışımı gibi değil mi? Yunan düşünür bu tezini insanlık tarihi için çok önemli bir söz ile noktalar; “Hiçlikten varlık yaratılamaz varlık hiç olamaz”. Termodinamiğin ilk yasası… Tam 2000 yıl sonra “Enerjinin Korunumu Kanunu” konusunda bilim insanlarına ilham olan bu söz bilimsel olarak verimliliğin tanımıdır.
Verimlilik iş dünyasında ise farklı şekillerde tanımlanabilmektedir. Sanayi Devrimi sırasında verimlilik denilince akla üretim gelirken; kurumsal dünyanın egemen olduğu 21. yüzyılda ise çalışanlar gelmektedir. Tüm dönemlerde ortak olarak kabul edilecek verimlilik tanımı ise “Süreçler içerisine giren çeşitli faktörler ile süreçler sonucunda elde edilen çıktılar arasındaki ilişkiler.” şeklindedir.
Sonra Okurum için yazdığım ilk yazıya göz atanlar hatırlayacaktır; teknolojinin insan alışkanlıkları üzerindeki etkisi farkında olduğumuzdan çok daha fazla. Verimlilik konusunda da durum hiç farklı değil. Bilgi gürültüsü, odaklanmanın imkansıza yakın olması ve daha niceleri teknolojinin verimlilik üzerindeki negatif etkilerinden. Peki ya pozitif etkileri yok mu? Teknoloji hem iş hayatımızda hem de kişisel hayatımızda verimliliği arttırmak için kullanılabilir mi?
Çok çalışmanın yeterli olmadığı bir zaman
Lise veya üniversite dönemlerine geri dönüp baktığınızda yakın çevrenizde mutlaka “son dakikacı” arkadaşlarınız olmuştur. Zor bir sınava ya da sunuma hazırlandığınız uykusuz gecelere ufak bir yolculuk yapalım. Sizin kadar fazla çalışmadığını gözlemlendiğiniz bu kişilerin ortak özelliğini hatırlıyor musunuz? Onlar sizin çıkardığınız inci gibi notlardan çıkarmazlar. Ya da analiz ettiğiniz geçmiş senelerin sorularından oluşan fasiküllere hiçbir zaman sahip değillerdir. “Son dakikacılar” daima minimal ve basit çalışırlar. Onların bu zor sınavlara ya da süreçlere “çok çalıştığını” söylemek hiçbir zaman mümkün değildir. Sınav sabahı siz telaş içerisinde notlarınız arasında boğulurken; onlar sizin bir haftadır çalıştığınızdan daha dikkatli ve yoğun bir şekilde çalışmaktadır.
Sosyal çevremizde yüksek verimliliğe dair gördüğümüz ilk örneklerden biri işte bu “son dakikacılar”dır. Çok çalışmayan, analiz kası kuvvetli, her şeye hakim olmaya çalışmak yerine maksimum faydaya odaklanan; sabah birkaç kere notları okuyup sizden daha yüksek puan alan “son dakikacılar”... Verimlilik ile ilgili erişkin sosyal hayatımız içerisinde karşılaştığımız en sinir bozucu örneklerden biridir. Hepimiz bu konuda hemfikiriz. Fakat bu kişilerin verimliliği şifresini çok iyi çözdüğünü de kabul etmemiz gerekiyor. Peki gerçekten verimlilik veya başarı sadece çok çalışmaktan ibaret değil mi? Başarının formülü zamanı iyi değerlendirmekten ibaret olabilir mi?
İlk satırlarda yazdığım “süreçler içerisinde giren çeşitli faktörler” kısmındaki en önemli faktör zamandır. Elimizdeki kaynaklar içerisinde; bilgi, likit varlık, iş ve işlem gücü dünyada artık sınırsıza yakın. Sınırlı olan tek kaynağımız ise “zaman”. Bu yüzden çok çalışmanın bir verimlilik faktörü olduğunu düşünmek büyük bir yanılgı olacaktır. Verimliliği en az enerji ile en fazla iş bitirebilme kapasitesi olarak düşünmeniz gerekiyor. Verimli bir hayat daha fazla proje, daha fazla fikir ve daha fazla kişisel zaman üzerine odaklanabilmenizi sağlayacaktır.
Teknoloji ve verimliliğin karmaşık ilişkisi
Teknoloji ile verimliliğin arasındaki ilişki ise insan üzerindeki etkileri sebebiyle biraz karmaşık. Ben bu ilişkiyi iki kavgacı kardeşe benzetiyorum. Teknolojinin getirdiği bilgi gürültüsü, bildirimler ve sosyal medyanın dikkat dağıtıcı etkileri. Etrafımızdaki büyük hacimli enformasyona olan bağımlılığımız verimliliğimiz üzerindeki en temel negatif etkenler. Yine teknolojinin de doğru kullanılması ile verimlilik üzerinde oldukça olumlu etkileri vardır. Bu yüzden teknoloji ve verimlilik kavgacı, karmaşık ilişkilere sahip iki kardeş gibidir. Onları birbirlerinden ayırabilmek mümkün değil…
Bu konu özelinde uzun süredir çalışmalar yapmaya; hem kişisel verimliliğimi hem de iş alanlarımda verimliliği teknolojik araçlar ve altyapılar ile geliştirmeye çalışıyorum. Bu yazımda da sizinle oldukça faydasını gördüğüm bazı araçlara ve yöntemlere dair ipuçları paylaşacağım. Eğer sizin de kullandığınız ve faydalı bulduğunuz yöntemler, araçlar veya uygulamalar var ise yorumlarda paylaşın. O zaman buyurun başlayalım…
1. Mobil Olmak: Cihazları unutun, veriye odaklanın…
Her an, her yerde dosyalarımıza ve çalışmalarımıza ulaşabiliyor olmak iş yapış alışkanlıklarımızı kökten değiştiriyor. Teknolojinin son 15 senesinde en büyük inovatif gelişim; mobil dönüşüm de aslında bu değişimin büyük bir parçası. Yanınızda bilgisayarınızı taşımak zorunda olmadan; telefonunuzdan veya tabletinizden dosyalarınıza ulaşabilmeniz verimliliğinizi arttırmakla kalmayacak aynı zamanda çalışmalarınızın kesintisiz ilerlemesini de sağlayacaktır. Peki biz değişimden sınırlı alanlar dışında gerektiği kadar iyi faydalanabiliyor muyuz dersiniz?
1. Apple iCloud Drive
Uzun süredir tüm cihazlarımda kullandığım Apple işletim sisteminin aktif depolama ve yedekleme uygulaması. iCloud Drive. Yoğunluklu olarak tüm dosyalarımın ve çalışmalarımın depolandığı uygulama. En kolay özelliklerden biri otomatik senkronizasyon. Ofiste yer alan masaüstü bilgisayarımdan gün içerisinde hazırladığım sunumları, görselleri veya dökümanları; ekstra herhangi bir yedekleme işlevi ile uğraşmaya gerek kalmada evdeki bilgisayarımdan iCloud klasörüme girerek ulaşabiliyorum. Aynı şekilde iPad üzerinden mobil haldeyken tüm dosyalarıma ulaşarak işlerime devam edebiliyorum. Ya da iletmem gereken tüm dosya ve dökümanlara zaman, mekan ve donanım bağımsız olarak ulaşabiliyorum.
2. Google Drive
Google Drive ise yine aynı amaçla kullandığım bir diğer uygulama. İki farklı uygulama kullanmamın en temel sebebi kişisel verilerim ile kurumsal verilerimi ayrıştırmak. Aynı zamanda Google Drive ile paylaştığım tüm dökümanların anlık olarak ulaşılabilir ve organize olmasını sağlayabiliyorum. Google Drive içerisinde belirli dosyaları ve dökümanları istediğim ekip arkadaşlarım ile paylaşabiliyorum. İstersem sadece görmelerini ya da düzenlemelerini sağlayabiliyorum.
Tüm ekibimin gün içerisinde kullanacağı dosyalar, tablolar, dökümanlar ve görsel materyallerin tek bir ekranda; aynı düzende ve organizasyonda olması ekibin daima senkronize olmasını sağlıyor. Bu durum da gün içerisinde büyük oranda zaman kazandırıyor. Tüm dökümanlarınızın, belgelerinizin ve notlarınızın dijital ortamda ulaşılabilir olması; ekibiniz ile paylaşmış olmanız fiziksel bir alana ve cihaza olan bağımlılığınızı ortadan kaldırıyor.
Çalışma süreçlerinizin bu veya benzeri uygulamalar ile mobil ve %100 dijital hale getirmeniz verimliliğinizi; zamandan ve enerjiden tasarrufunuzu tahmin edemeyeceğiniz düzeyde arttıracaktır. İstediğiniz her yerde, istediğiniz herhangi bir cihazla, herhangi bir zaman çalışabildiğiniz yeni bir düzene hoşgeldiniz…
2. Takvim Kullanmak: Daima planlı ve organize olun…
Verimlilik ile zaman arasındaki ilişkiyi bu kısa makalede en derin şekilde konuştuk. Peki zamanı nasıl kontrol edebiliriz? Zamanı kontrol etmek modern yaşamda neredeyse imkansız. Buna rağmen uzun vadeli bir alışkanlık süreci ile onu en doğru şekilde yönetmeyi öğrenebiliyoruz. Burada en anahtar araç ise kapsamlı ve neredeyse her anı planlayabildiğiniz bir takvim kullanmak.
Google Calendar ise senelerdir birçok farklı platform ve uygulama kullanmama rağmen benim en çok verim aldığım dijital takvim uygulaması oldu. Neredeyse tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan ve günlük, haftalık, aylık ve hatta eğer benim gibi çılgın biri iseniz senelik olarak tüm planlarınızı ve çalışmalarınızı hızlı ve pratik bir şekilde organize edebildiğiniz bir platform Google Calendar.
Verimli bir planlama ve organizasyon için bir takvim uygulamasında olması gereken özellikler ne olmalıdır? Burada ihtiyaçlarınız ve beklentileriniz oldukça önemli. Fakat size onlarca uygulama denedikten sonra neden Google Calendar kullandığım ile ilgili birkaç madde sıralayabilirim. Planlı ve organize bir çalışma sürecinde sizin de kendi işlerinizi ve süreçlerinizi planlarken bu maddelerden biri ya da birkaçı sizler için oldukça faydalı olacaktır.
Olmazsa olmaz özellikler;
- Çapraz Platform Desteği: Mobil olmak bölümünde değindiğim gibi donanımlardan bağımsız bir şekilde çalışabilmek ve verilerinize dilediğiniz yerden, dilediğiniz zaman ulaşabilmeniz çok önemli. Kullanabileceğiniz birçok farklı planlama ve takvim uygulamasının en temel eksiği her cihazda desteklenmemesi. En iyi ihtimalle ise her cihazda desteklenen fakat kullanıcı deneyimi olarak her cihazda oldukça farklı hissettiren uygulamalar ile karşılaşabiliyorsunuz. Google Takvimlerin bu anlamda iOS, Android, Windows, Mac veya Web tabanlı olarak daima aynı standartta kullanıcı deneyimi sunması diğer tüm uygulamalara göre 1-0 önde olmasını sağlıyor.
- Paylaşılabilirlik & Ortak Kullanım: Hızlıca göz attığımda şu an takvimim altında 17 alt başlık olduğunu görebiliyorum. Bunlardan neredeyse 13 tanesini aktif olarak 2 veya daha fazla kişi ile ortak olarak kullanıyorum veya etkinlikleri görüntülemeleri için paylaşıyorum. Aktif olarak grup planlaması yapılan durumlarda bu özellik hayatınızı kurtarıyor ve size tahmin edemeyeceğiniz miktarda zaman kazandırıyor.
- Google Tasks & Keep: Planlı ve organize bir insanın takvimine ek olarak kullandığı diğer bir önemli uygulama da hatırlatmalar uygulaması olacaktır. Google Takvimler bu konuyu tek bir ekran üzerinden çözebilmenizi sağlıyor. Takvim olarak Google’dan çok daha kaliteli ve kullanışlı olmasına rağmen birçok uygulamadan vazgeçme sebeplerimden biri bu özellikten yoksun olmalarıydı. Planlarınız, toplantılarınız veya randevularınız için bir ekran kullanırken yapmanız gereken işler için farklı bir ekran kullanmanız ve bunları zamanlama açısından entegre planlayamamanız verimliliğiniz açısından tam bir karın ağrısı olabiliyor. Ek olarak Google’ın sunduğu diğer bir entegre platform olan Keep uygulamasını da incelemenizi öneririm. Bu üçlü bir haftanızı planlarken ek bir uygulamaya ihtiyaç kalmadan uçurmaya yetecektir.
3. Dijital Olmak: Analog süreçler ile zaman kaybetmeyin…
Verimlilik ve teknoloji ilişkisini değerlendirirken ve bundan en yüksek seviyede yararlanırken kendinize sormanız gereken en önemli soru: “Bu işi neden bu kadar uzun sürede yapıyorum? Teknolojiden yararlanarak daha hızlı ve pratik bir şekilde çözebilir miyim?”.
Zamanınızı gereğinden fazla alan ve sizi gün içerisinde oyalayan tüm işlerin ortak noktalarına gelin beraber bakalım.
- Yeterince iyi organize edilmemiş ya da planlanmamış işler.
- İşin yapılma sürecinde odaklanma problemleri.
- Gereğinden fazla zaman almasından dolayı fazlaca bölünen süreçler.
- 24 saatlik sürenin günlük rutin işler için yeterli olmaması.
Bu 4 ortak nokta üzerinde çalışılan işin, projenin veya fikrin en iyi ihtimalle tamamlanamamasına sebep oluyor. En kötü senaryoda ise tamamlanan sürecin istediğiniz kalitede olmamasından dolayı zaman kaybına ve süreçlerin en baştan tekrarlanması ile sonuçlanıyor. Bu ve buna benzer birçok durumda organize olmak, planlı ilerlemek ve süreçlerin tamamında dijital araçlardan faydalanmak size hem zaman kazandıracak hem de yaptığınız işe kreatif açıdan daha fazla katkı sağlamanıza ön ayak olacaktır.
Carpe Diem: Anın tadını çıkarın…
Verdiğim derslerde, konferanslarda ve keynote konuşmalarında sıklıkla üzerinde durduğum nokta “ Eğer bir işin zamanınızı çok fazla aldığını düşünüyorsanız o işi analog yapıyorsunuz demektir”. Dijital araçlardan işinizin ve günlük hayatınızın her alanında yararlanmak zihninizi yapmanız gereken işlerden ve hatırlamanız gereken detaylardan uzak tutar. Bunların planlı ve akıcı bir şekilde ilerlediğini bilmek mental olarak daha rahat olmanızı ve böylece en ufak anlarda dahi kişisel zamanlarınıza odaklanabilmenize olanak sağlar. Hikayenin sonunda ise içinde bulunduğunuz her an daha verimli olur. “Carpe Diem”
Hayatımızdaki en analog süreç nedir? Not almak. Kalem ve kağıt… Not alma alışkanlıklarınızı %100 dijital hale getirdiğiniz zaman hayatınızda/işinizde dijital olarak yapamayacağınız neredeyse hiçbir süreç kalmıyor gibi düşünebilirsiniz. Not almak tüm hayati alışkanlıklarımız içinde en geleneksel olanlardan biri. Acil bir anda gözümüzün önünden bir an bile ayırmadığımız telefonlar yerine bir kalem kağıdı telaşla aradığımız bir anımız hepimizin vardır. Beynimize kodladığımız bu geleneksel alışkanlığı planlı, organize ve dijital bir şekilde hayatımıza adapte ettiğimizde verimlilik konusunda büyük bir yol katetmiş olacağız. İşin doğaya olan katkısı ve sürdürülebilirlik açısından değerini söylememe bile gerek yok sanırım…
Tıpkı takvimimle olduğu gibi not alma alışkanlıklarımı yönetirken de geçtiğimiz 10 sene içerisinde yüzlerce farklı uygulama ve metod denedim. Son 2 senedir ise yukarıda beğendiğim bir kullanım videosunu paylaştığım Notion uygulamasını kullanıyorum. Diğer uygulamalarda ve metodlarda saydığım olması gereken tüm özellikleri (çapraz platform, bulut erişim, organize vb.) dışında bir not uygulamasından beklemeyeceğiniz derecede fazla kullanışlı özellik sunuyor size.
Geleneksel vs. Klişe Dijital
Sadece not almak ya da buna benzer geleneksel alışkanlıklar olarak sınırlamamamız gerekiyor dijitalleşme sürecini. Bahsettiğim alışkanlık dönüşümlerin bir de klişeleşmiş dijital karşılıkları var ki artık bazı işlerimizde ya da projelerimizde bunların da üzerine çıkmak gerekiyor. 50 dakikalık bir işi konvansiyonel bir dijital metod ile 30 dakikada yapıyor olmak da yeterli olmamalı. Daha farklı araçlar ve süreçler ile bunu daha da nasıl kolay yapabileceğimizi araştırmalıyız.
Küçük bir örnek ile bu tezimi somutlaştırmama izin verin. İş hayatımın ilk senelerinde eczanem Demir Caddebostan’da finansal akışım ile ilgili bir excel tablosu hazırlayarak tüm işlerimi bu tablo üzerinden sürdürmeye başladım. Ne de olsa dijital araçlardan en iyi şekilde faydalanmak ve zamandan tasarruf etmek gerekiyordu. Tüm bu işleri, gelir gider dengesini, ödemeleri bir Ece Ajandası ile yapacak halim yoktu ya… 8 ay sonra ise bu excel tablosunun bana kazandırdığı zamanın yeterli olmadığını farkettim ve araştırmaya başladım. Bu ön muhasebe süreçlerini, gelir gider dengesini, ödeme takvimini basit, pratik ve hızlı nasıl sistematize edebilirim.
Paraşüt ile tanışma hikayem işte tam olarak böyle gerçekleşti. Bugün baktığımızda oldukça sıradan ve sonu oldukça tahmin edilebilir bir hikaye gibi fakat o dönemde Paraşüt henüz piyasaya çıkmış, farklı yabancı örnekleri olan fakat Türkiye’de benzeri olmayan bir uygulamaydı. Bu süreçleri böylesine bir uygulama ile çözebilmek için önce teknolojiye güvenmeniz sonrasında ise bol bol araştırma yapmanız gerekiyor.
4. Bonus: Değişime açık olun…
Verimli olabilme hali maalesef bugünden yarına bir anda geçekleşebilecek bir süreç değil. Belirli alışkanlıklar bütününü değiştirmek, hayatınıza adapte etmek, denemek, yanılmak ve günün sonunda size en uygun şekline getirmek gerekiyor. Bu aşamaya ulaşmak kadar bu aşamada bunu sürdürmek de bir o kadar zor. Birkaç aylık düzenli ve planlı hayatın sonunda eskisi gibi karmaşık ve koşuşturmalı bir keşmekeşe düştüğümüz olmuştur hepimizin. Peki her zaman verimli olmak için ne yapmamız gerekiyor?
Cevap basit ve klişe. Değişime açık olmamız gerekiyor. Etrafımızdaki dünyanın her gün değiştiğini ve geliştiğini kabul etmemiz ve buna ayak uydurmamız gerekiyor. Rutinlerimizi, gündelik hayatımızı, işimizi, alışkanlıklarımızı değişen dünyanın ekseninde tutmak için çabalamamız ve zihnimizi buna açık tutmamız gerekiyor.
Küçük bir örnek vererek Sonra Okurum’un en uzun yazısı olma mertebesine erişen bu yazıyı tamamlayayım. Martı kullanmamış olanlar bile ona aşinadır. Şu anda oldukça bilinen ve biraz da tartışma konusu olan bu yeşil; ilk defa benimde hem evimin hem de iş yerimin bulunduğu Bağdat Caddesi’nde pilot olarak denenmişti. Sebebi ise girişimin ve fikrin sahibi Oğuz Alper Öktem’in de bir cadde sakini olmasıydı.
2 sene gibi kısa bir sürede günlük hayatımızda dolmuş, taksi ya da kişisel araba kullanmak yerine hatırı sayılır mesafeleri Martı ile katetmeye başlamıştık bile. Kişisel verimliliğin pek çok alanda olduğu gibi burada da ekolojik sürdürülebilirlilik ile bağlantılı olduğu dikkatinizi çekti mi? Kendinizin en iyi haline gelmeniz hem topluma hem doğaya faydalı bir sürece işaret ediyor. Bu konuyu da başka bir yazıda yine uzun uzun değerlendirelim…
İstanbul gibi trafiğin kabus olduğu bir şehirde zamandan ne kadar tasarruf ettiğimi hesaplasam şaşıracağımıza eminim. Fakat şuna eminim ki bugün bu yazıya ve kendime ayırdığım saatler içerisinde kesinlikle Martılar ile kazandığım zamanın katkısı vardır.
Sağlıklı günler dilerim…
